Afbeelding met vectorafbeeldingen

Automatisch gegenereerde beschrijving
 

Protestantse gemeente Alblasserdam

Wijkgemeente “Grote Kerk” 

 

Privacyverklaring

 

 

Versie 6: oktober 2020

 

 

  1. ALGEMEEN

 

Over deze privacyverklaring

Voor de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is privacy en een veilige omgeving van groot belang. De Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten zijn volgens de kerkorde geroepen tot dienst aan de wereld waarin omzien naar elkaar, betrokkenheid met elkaar en het vormen van een gemeenschap belangrijke pijlers zijn. De kerk is er voor iedereen. Ook zij die geen lid zijn van de kerk mogen meedoen, pastoraat of diaconale hulp ontvangen en op andere wijze participeren in de Protestantse Kerk in Nederland, haar gemeenten en andere organisatievormen.

Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is.

 

Over de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten

De organisatie van de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken.

 

De Protestantse Kerk in Nederland bestaat uit lokale gemeenten. De gemeenten en haar diaconiën bezitten rechtspersoonlijkheid.

 

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens

U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacy rechten- en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is eenieder die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt op grond van ordinantie 4-2 tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.

 

Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de kerk

Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacyregels te voldoen heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij de kerkenraad

 

Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met:

 

Tweede scriba P.J. Verloop, Vondellaan 3, 2951 TN Alblasserdam, tel. 078 6915640, M 0622987905, scriba2.wijk1@kerkenpad.nl

Of met de eerste scriba P.J. Kieviet, Polderstraat 112, 2952 AN Alblasserdam, tel.0786912500, scriba.wijk1@kerkenpad.nl

 

De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:

 

Het recht op dataportabiliteit.

Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.

Het recht op vergetelheid.

Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.

Recht op inzage.

Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.

Recht op rectificatie en aanvulling.

Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.

Het recht op beperking van de verwerking:

Het recht om minder gegevens te laten verwerken.

Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. Bij besluiten gaat het om besluitvorming die rechtsgevolgen hebben voor, of de betrokkene in zijn/haar aanmerkelijk belang treffen.

Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.

Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de gemeente via de contactgegevens hierboven vermeld. Voor uitschrijving als lid van de kerk vereist de kerkorde dat u een uitdrukkelijk verzoek richt aan de plaatselijke kerkenraad.

De gemeente zal vervolgens uw verzoek behandelen. De gemeente zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de gemeente een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De gemeente zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de gemeente rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk.

 

  1. VERWERKINGEN VANWEGE DE ALGEMENE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE

 

Gezien de werking van de Protestantse Kerk vindt er in de gemeente een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met de kerkorde. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld verkiezingen van ambtsdragers) en de ledenadministratie. Hieronder staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.

 

Algemene Organisatie

 

De organisatie van de kerk kent ambtelijke vergaderingen die leiding geven aan de gemeente. In deze ambtelijke vergaderingen zitten ambtsdragers die daarin verkozen worden. De orde van de kerk schrijft voor dat ambtsdragers door de gemeente of door de ambtelijke vergadering worden verkozen. Binnen deze verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt. Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna krijgen de gemeenteleden een lijst met verkiesbare personen.

Daarbij zijn de volgende persoonsgegevens betrokken:

Naam en voornamen c.q. voorletters; adres en woonplaats; geslacht; geboorte datum en zo mogelijk beroep.

 

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, en; het gerechtvaardigd belang van de kerk om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.

 

Ledenadministratie

 

De kerk maakt gebruik van een ledenadministratie.          

Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:

  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
  • geboortedatum en -plaats;
  • geslacht;
  • burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat.

 

Alsmede de volgende kerkelijke gegevens:

  • doop, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, respectievelijk kerk respectievelijk parochie, waarbinnen de doop werd bediend;
  • belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van gemeente respectievelijk kerk, waar belijdenis van het geloof werd gedaan;
  • kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de inzegening heeft plaatsgevonden;
  • kerkelijke zegening van een andere levensverbintenis, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de zegening heeft plaatsgevonden, wanneer een kerkenraad besloten heeft van de in ordinantie 5-4 geboden mogelijkheid gebruik te maken;
  • datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;
  • gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente:
  • datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente,
  • datum van overlijden,
  • datum van vertrek naar het buitenland,
  • datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap,
  • datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk,
  • datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt verbroken te zijn;
  • datum van herstel van de gemeenschap met gemeente en kerk als bedoeld in ordinantie 9-5-6 dan wel ordinantie 10-9-9;
  • de aard van de verbondenheid met de gemeente,
  • onder vermelding van de wijkgemeente waartoe betrokkene behoort.

              

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,

en/of; ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.

 

  1. VERWERKINGEN VANWEGE HET PLAATSELIJK LEVEN EN WERKEN VAN DE KERK

 

In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de plaatselijke gemeente diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.

 

Kerkblad

De uitgave van de kerkbode is per 1 januari 2020 gestopt. Nu wordt het maandblad SPRKND uitgegeven (ook digitaal te lezen) en verstuurd naar alle leden van de Protestantse gemeente Alblasserdam, dan wel personen met wie de gemeente regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen op de hoogte brengen van de activiteiten van de gemeente.

 

Het kerkblad Sprknd wordt maandelijks: verstuurd aan alle leden van de Protestantse gemeente Alblasserdam.

Met abonnees die geen lid zal een verwerkingsovereenkomst worden gesloten.

 

Voor versturing zijn persoonsgegevens nodig: Naam c.q. voorletters en adres.

 

Er worden in het blad SPRKND worden alleen namen genoemd bij geboorten-, jubileum- en overlijdensberichten.

 

De gemeente verzamelt deze gegevens en plaatst deze in de Kerkbode op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.

 

Nieuwsbrieven.

Er worden nieuwsbrieven (al dan niet digitaal) verstuurd naar leden van de gemeente, dan wel personen met wie de gemeente regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen op de hoogte brengen van de activiteiten van de gemeente.

 

De nieuwsbrieven worden: wekelijks verstuurd en ook wanneer dat nodig is bij een overlijden geboorte of extra nieuws.

 

Voor versturing zijn persoonsgegevens nodig: Naam en voornamen c.q. voorletters; e-mailadres en zo nodig adresgegevens (voor de papierenversie).

 

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,

haar gerechtvaardigd belang, en de uitvoering van de overeenkomst.

 

Er worden in de Nieuwsbrief persoonsgegevens, rondom zieken, geboorten, jubilea met naam en voornamen c.q. voorletters en adres vermeld. Er is dan toestemming verkregen van de betrokkenen.

 

Voor het vermelden van gegevens rondom ziekte in de Nieuwsbrief heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkenen.

De gemeente verzamelt deze gegevens en plaatst deze in de Nieuwsbrief op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.

 

Ziekenoverzicht

Er wordt wekelijks of twee wekelijks een Ziekenoverzicht uitgegeven voor een beperkt aantal gemeenteleden die een functie hebben in pastoraat of bezoekwerk. De gegevens over de ziekte worden steeds aangevuld en bij genezing na ca. zes weken uit de overzichten verwijderd. Ook worden de adresgegevens van leden die in instellingen verblijven daarin vermeld.

 

De volgende gegevens worden vermeld:

Naam en voornamen c.q. voorletters; straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats

 

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien (bezoek) en hen op te dragen aan God.

 

Gemeentegids

Er wordt een gemeentegids uitgegeven waarin de contactgegevens van predikant, pastoraal werker, ouderlingen, diakenen, bezoekbroeders, organisten kosters en contactpersonen van verenigingen e.d. zijn opgenomen

De gemeentegids is: digitaal alleen voor de leden toegankelijk en in een beperkte oplage gedrukt, beschikbaar voor leden zonder internet.

De volgende persoonsgegevens zijn daarbij betrokken: Naam en voornamen c.q. voorletters; straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats; e-mailadres en telefoonnummer;

 

De gegevens in de gemeentegids worden verzameld op grond van een gerechtvaardigd belang van de gemeente om contacten te kunnen leggen met de leiders in de gemeente voor haar activiteiten zoals prediking, pastoraat, clubs, verenigingen, kosters, organisten enz.

 

Kerkdiensten

Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins namen van leden van de gemeente genoemd.

De kerkdienst is publiekelijk te volgen via internet of kerkradio.

 

Persoonsgegevens daarbij betrokken zijn:

De naam en voornamen, gegevens rondom ziekte en gezondheid en gegevens rond geboorten, jubilea en huwelijken.

 

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.

 

Er worden opnames van kerkdiensten gepubliceerd dat kan ook met beeld zijn

  • De kerkdiensten staan voor een beperkte periode online, namelijk 3 a 4 maanden.
  • In de opnames worden enkel de namen genoemd van gemeenteleden genoemd.
  • Zo min mogelijke wordt aangeduid waarom gemeenteleden behandelingen of ziekenhuisopnamen ondergaan.
  • Bij bijzondere diensten (rouw-, trouw- doop- en belijdenisdiensten) zijn met de direct betrokkenen afspraken gemaakt over het in beeld brengen en de verwerking van die registratie.
  • In principe komen bezoekers niet in beeld, daarmee is het niet uitgesloten dat bezoekers van de dienst toch in beeld komen en/of op de geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in voorbeden of op andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt.
  • Het is mogelijk dat de mensen in de voorste banken op de rug in beeld komen.
  • Bij bijzondere diensten (o.a. doopdiensten) kunnen ook enkele mensen in zijbanken in beeld komen. Door deze plaatsen te mijden, als men niet in beeld wil komen, kan men dat eenvoudig voorkomen.
  • Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken plaatst de gemeente kerkdiensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.

 

Website

Bij bezoekers van onze website worden er met goedvinden cookies geplaatst. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparatuur worden geplaatst, bijvoorbeeld op een computer, telefoon of tablet. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek of over (het apparaat van) de bezoeker.

Op onze website staan foto’s van functionarissen van de kerk.

In de vorm van foto/film, en in het onderschrift de naam en kerkelijk ambt.

 

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.

De personen die op het openbare gedeelte staan hebben hier toestemming voor gegeven.

 

Op onze website staan foto’s van bezoekers van activiteiten op een ledenpagina

Foto’s zijn zonder onderschrift en bedoelt als verslag van activiteiten.

 

De kerk verwerkt foto’s van bezoekers van een activiteit om een beeld en om verslag te geven van de activiteiten van de gemeente.

 

Financiële bijdragen

Gemeenteleden worden driemaal per jaar aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging. (Kerkbalans, Solidariteitskas en Oogstcollecte)

Daarbij worden de volgende persoonsgegevens gebruikt: naam en voornamen c.q. voorletters; straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats, geslacht en e-mailadres.

 

Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een financiële bijdrage.

 

Diaconie Hulpvragen

Hulpaanvragen bij de diaconie worden opgenomen in een administratie.

Hulpaanvragen komen binnen via een e-mailadres of via predikant, ouderlingen, gemeenteleden.

Mensen kunnen ook zelf contact opnemen via telefoon, e-mail of mondeling.

In de administratie worden opgenomen:

  • naam en voornamen c.q. voorletters, straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres.
  • geboortedatum en -plaats;
  • geslacht;
  • e-mailadres
  • telefoonnummer
  • financiële gegevens
  • nadere afspraken over de hulp

 

De gemeente en diaconie hebben tot taak om te zien naar de hulpbehoevenden in de wereld en verwerken derhalve op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en ter uitvoering van een overeenkomst tot hulpverlening deze gegevens.

 

Camera toezicht

De gemeente gebruikt camera’s om te filmen wat er gebeurt op het terrein om de kerk.

Mensen worden niet op het cameratoezicht gewezen. De camera's zijn altijd ingeschakeld

De beelden worden één week bewaard.

Het cameratoezicht wordt door de gemeente uitgevoerd.

Mensen en kentekens kunnen op de beelden herkenbaar verschijnen.

 

De gemeente heeft een gerechtvaardigd belang om haar gebouwen en mensen te beveiligen door cameratoezicht.

 

  1. BEWAARTERMIJNEN

 

Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens nog twee jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.

 

  1. DOORGIFTE AAN ANDEREN

 

De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan anderen of derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan:

  • Administratiekantoren
  • Bedrijven voor de verzorging van post en/of e-mails van de gemeente
  • Internetdiensten (zoals cloud-opslag)

 

Met deze bedrijven wordt zo nodig een Verwerkersovereenkomst gesloten.

Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.

 

  1. PERSONEELSDOSIERS

 

Van iedere medewerker wordt een personeelsdossier aangelegd. Dit dossier wordt bewaard bij de penningmeester c.q. administrateur.

 

In dit dossier wordt opgeborgen:

 - het sollicitatieformulier c.q. brief,

 - een kopie het identiteitsbewijs,

 - de ingeleverde loonheffingsverklaring,

 - de aanstellingsbrief,

 - de opgave van de medewerk(st)er van het IBAN t.b.v. de salarisbetalingen,

 - eventuele overige correspondentie m.b.t. de sollicitatie.

 

Bovengenoemde gegevens worden bewaard omdat het wettelijk verplicht is of omdat dit van belang is i.v.m. de arbeidsverhouding.

 

Aan de medewerker wordt per mail medegedeeld:

 - dat er een personeelsdossier bestaat,

 - welke documenten zich in het dossier bevinden,

 - hoe en wanneer er inzage gevraagd kan worden,

 - de bewaartermijn van het personeelsdossier.

 

Bewaartermijn:

Het sollicitatieformulier c.q. brief, de aanstellingsbrief, de opgave IBAN en eventuele overige correspondentie worden bewaard tot 2 jaar nadat het dienstverband is beëindigd.

De loonheffingsverklaring en een kopie identiteitsbewijs worden bewaard tot 5 jaar na het einde van het dienstverband.

Gegevens uit de salarisadministratie worden bewaard tot 7 jaar na het einde van het dienstverband.

 

Bijlage 1:

Organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.

 

Maatregelen Privacy

De gemeente heeft ter coördinatie een coördinator gegevensbescherming aangewezen.

Evaluatie

De kerkenraad evalueert het privacy-beleid jaarlijks in de kerkenraadsvergadering van januari. (inclusief het privacy-statement).      

 

Toezending privacy-statement

Alle vrijwilligers/ambtsdragers/functionarissen van de gemeente krijgen een bericht over het privacy-beleid van de gemeente, met toezending van het privacy-statement, ten minste eenmalig in juni 2018 en bij intreding in de positie/functie/het ambt. Bij de publicatie wordt vermeld wanneer het statement voor het laatst gewijzigd is.

De bezoekers van de gemeente worden op de hoogte gehouden over het privacy-beleid van de gemeente van het privacy-statement, via website en fysieke uitgave in de gebouwen. (Ontmoetingsruimte Kerk)

 

Vertrouwelijkheid

Binnen de gemeente is de afspraak dat vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden in een afgezonderde ruimte.

 

Wachtwoorden

Binnen de gemeente is de afspraak met betrekking tot wachtwoorden waarmee men toegang krijgt tot persoonsgegevens vanuit de kerk dat deze: Tweejaarlijks worden gewijzigd

 

Beveiliging       

De gemeente beveiligt gegevens (zowel op de computer, als in een kast) door een wachtwoord of een slot op de ruimte of kast.

 

 

 

Bijlage 2:

Gegevensverwerking en berichtgeving ambtsdragersverkiezingen

De volledige verkiezingsprocedure voor ambtsdragers staat beschreven in het document “ Procedure verkiezing en dubbeltallen ambtsdragers”, laatst vastgesteld door de kerkenraad op 1 november 2011.

 

In het kader van de ambtsdragersverkiezingen worden als volgt gegevens gedeeld:

Lijst van verkiesbare leden

  • Uiterlijk vijf weken voor de verkiezingen worden stemgerechtigde leden van de gemeente uitgenodigd om namen in te dienen van mannelijke leden die voor verkiezing in aanmerking komen. Om het indienen van namen te faciliteren, wordt op verzoek een lijst van verkiesbare leden verstrekt (digitaal of op papier). Op deze lijst staan alle mannelijke belijdende leden die minimaal 3 jaar lid zijn van de gemeente, met uitzondering van zittende kerkenraadsleden, alsmede broers, vaders en zoons van zittende kerkenraadsleden.
  • Deze lijst bevat de volgende persoonsgegevens:
    • Voorletters en achternaam
    • Adres en woonplaats
    • Leeftijd (in jaren; geboortedata worden niet vermeld)
  • Bovenstaande gegevens stellen gemeenteleden in staat om de kandidaten ondubbelzinnig te identificeren. De leeftijd is bovendien een relevante factor voor verkiesbaarheid.
  • Bovenaan de lijst wordt aangegeven, dat het document na verstrijking van de indieningstermijn vernietigd dient te worden. 

 

Groslijst

  • Na indiening van namen door gemeenteleden stelt de scriba een groslijst op. Deze bevat alle namen van leden die ten minste één maal zijn ingediend. Naast bovengenoemde persoonsgegevens wordt voor ieder lid het aantal indieningen vermeld.
  • Deze lijst is vertrouwelijk en wordt verspreid onder de kerkenraad. Net als alle vertrouwelijke stukken is deze voorzien van een wachtwoord.
  • De groslijst kan worden bewaard tot de verkiezingsprocedure (incl. eventuele vervolgrondes waarin uit dezelfde lijst wordt geput) is afgerond.

 

Persoonsgegevens kandidaten

  • De kerkenraad stelt voor iedere vacature een dubbeltal op.
  • De namen van de kandidaten worden gepubliceerd in de kerkbode en de nieuwsbrief; daarbij wordt ook adres en postcode vermeld. Dit dient enerzijds ter identificatie; anderzijds geeft het gemeenteleden de mogelijkheid om de kandidaten een kaart of briefje te sturen.
  • De namen van de kandidaten worden genoemd tijdens de afkondigingen en de voorbede in de kerkdienst.
  • Op het informatiebord in de ontmoetingsruimte worden 1-2 weken voor de verkiezingen foto’s van de kandidaten opgehangen. Deze foto’s zijn ook te zien bij de verkiezingen zelf.
  • Namen en adressen van kandidaten worden vermeld op het stembiljet.
  • Na de verkiezing worden namen en adressen van de verkozen kandidaten gepubliceerd in kerkbode en nieuwsbrief. De namen worden bovendien genoemd tijdens de afkondigingen en de voorbede in de kerkdienst.
  • Gemeenteleden hebben gelegenheid om bezwaar te maken tegen de gevolgde verkiezingsprocedure. Stembiljetten en telbiljetten worden door de scriba bewaard tot de termijn voor deze bezwaren is afgelopen.

 

Bijlage 3:

Protocol beelduitzendingen

Gemeenteleden die niet bij de kerkdiensten aanwezig (kunnen) zijn, bieden wij de mogelijkheid om via kerk-tv de kerkdienst te volgen. Bij het maken van de opname proberen wij een zorgvuldig evenwicht te vinden tussen de privacy van de bezoekers van de kerkdienst en de betrokkenheid van de kijker bij de kerkdienst. Dit is het protocol dat hiervoor geldt:

  1. Kerk-tv maakt gebruik van beeld en geluid. Bezoekers komen niet in beeld. Alleen de predikant, de kerkenraadsleden gedurende een kort ogenblik bij het binnengaan en verlaten van de kerkzaal, degenen die collecteren bij het opstaan en het weer gaan zitten en de ouderling van dienst bij het doen van de afkondigingen.
  2. De opnames zijn bedoeld voor iedereen die niet bij de kerkdienst aanwezig (kan) zijn.
  3. Opnames worden zes maanden bewaard op www.youtube.nl en kunnen gedurende deze tijd publiekelijk worden bekeken en gedownload.
  4. Indien gewenst en tijdig aangegeven kan een opname worden verwijderd van de website van YouTube. Een verzoek daartoe kan worden ingediend bij de Kerkrentmeesters.
  5. In het kerkgebouw en op de website wordt duidelijk kenbaar gemaakt dat van de kerkdienst beeldopnames worden gemaakt en dat deze worden uitgezonden via internet.
  6. Predikanten hebben het auteursrecht van de door hen uitgesproken preken. Gastpredikanten worden altijd vooraf op de beelduitzending gewezen. Als de gastpredikant aangeeft niet in beeld te willen komen wordt de dienst wel uitgezonden, maar zal de camera ergens anders op gericht zijn.
  7. Kerk-tv valt niet onder de regelgeving voor cameratoezicht via het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Er is dan ook geen toestemming van het CBP nodig. Kerkbeheer is verantwoordelijk voor de techniek en de beelden op YouTube.
  8. De gemeente in het algemeen en de kerkenraad in het bijzonder kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor oneigenlijk gebruik van opnames die via www.youtube.nl of op andere wijze zijn verkregen dan wel beschikbaar zijn gesteld en waardoor derden kunnen worden benadeeld (bijv. het verspreiden van beelden via internet anders dan via YouTube met het oogmerk een persoon of groep personen te benadelen.
  9. Een exemplaar van dit protocol is opgenomen in het privacy-statement.